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80%は失礼な英文メールを書くといわれる日本人。丁寧な英文メールとは?

ビジネスにおける英文メールの必要性・重要性はますます高まっている。Atlasでは、この20年間、日本の企業数百社、約二万人のビジネスマンの英文メール(ライティング)を指導してきた。彼らが抱く悩みの一つが、英文メールで仕事の依頼をしたのに相手が無視するということがある。

 

それはなぜでしょう。原因の一つにメールの依頼内容が曖昧であることがあげられる。これは、起承転結という結論を最後に述べる日本語の文法スタイルをそのまま英文にしたことで簡潔なメールを好むネイティブは結局何が言いたいのかわからないと判断した可能性がある。

 

不思議なことに多くの日本人ビジネスマンは結論から書いている、と言うが、読み手からするとまだまだ日本人の曖昧さは消えていない。

 

そしてAtlasが強調したいのは、日本人の英文メールには丁寧さが不足しているという点だ。実際、pleaseを付けるだけではメールを受け取った相手が失礼さと感じてしまう場合がある。Pleaseにはかえって相手を憤慨させることがあるのだ。またpleaseと書けば丁寧語になるというのは大きな誤解だ。

 

Pleaseを使う場合、書き手と読み手の関係(読み手が指示に従う)を考えると、書き手は読み手を自分より下に位置付けていることになる。自分が相手より力関係が明らかに上である場合は問題ないかもしないが、持ちつ持たれつの平等な関係の場合、相手に前向きに協力してもらうためにはもう少し単語の選び方に配慮が必要になる。

 

ではPleaseではなく、could youの場合はどうだろう。相手はイエスかノーの選択権が与えられていて、やはり丁寧な依頼文になる。しかし、この依頼者には相手に100%イエスといってもらえるという心理が隠されている。読み手がネイティブならそう感じる人も多いだろう。

 

もし相手の立場が自分よりかなり上の場合や、依頼の仕事内容が難しい場合、日本人が中学・高校で学んだcould youでさえ相手の気分を害するリスクはゼロにはならない。

 

ある程度強く指示や命令をするときは、より強い意味の単語を選択するのではなく、できるだけ丁寧にやさしい表現にした上で、そうしてほしい理由を添えることで相手に適度なプレッシャーをかけることができるようになる。

 

ここは日本語でも同じだが、日本人にはこの理由を付けることを軽視していることが多いように思う。丁寧さとプレッシャーを両立させる英文メールこそが人を自在に動かすのだ。

 

日本人の英文メールに感じる違和感は他にもある。それは、日本語のメールで使われる「いつもお世話になっています」というフレーズだが、そのまま英文化してしまうと、受けとる相手が言葉に敏感なネイティブの場合、不快に思うことがある。このように力関係に配慮した表現をすることが、相手を動かす英文メールの重要なポイントになるのだ。

 

気の利いた言い回しや高度な専門用語を使わなければ洗練された英文にはならない。一般的に欧米では伝えるべきことがストレートに表現され、誤解を招く余地がない文章だ。英語がないならなおさら、美辞麗句を述べるより、必要なことだけを簡単な英語で書くことに集中すべきだ。そのほうが、相手に仕事ができる日本人という印象を与え、信頼を得られるだろう。

 

英文メールに不慣れな人は意識して単刀直入に書きこと。ぶっきらぼうに感じるくらいでちょうどいい。日本語に引きずられ直訳している限り、丁寧な英文にはならない。思い切った発想の転換が必要になるだろう。

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